En nuestro artículo anterior ya te explicamos las diferencias entre expatriados, desplazados y multi-state workers. Pero saber cómo se llama tu situación es solo la mitad del trabajo. La pregunta que casi nadie responde (y que sí tiene consecuencias prácticas) es qué papeles genera cada una y cuándo hace falta traducirlos para que tengan validez.
Porque un certificado que llega tarde, un contrato sin traducir o un formulario que nadie tramitó pueden convertir un desplazamiento de seis meses en un mes de gestiones extra.
¡Empezamos!
El marco normativo en una línea
Te refrescamos un poco la memoria: el marco que coordina la Seguridad Social entre Estados miembros de la UE es el Reglamento (CE) 883/2004, completado por su reglamento de aplicación 987/2009. A eso se suma la Directiva 2018/957/UE, que reforzó las condiciones de los desplazamientos de larga duración: a partir de los 12 meses —o 18 con notificación motivada—, el desplazado tiene derecho a las mismas condiciones laborales que los trabajadores locales. Las empresas que no lo prevén por escrito desde el principio suelen descubrirlo tarde.
Fácil… ¿Verdad?
No sufras, en este artículo te lo explicamos con más detalle.
El formulario A1: el pasaporte de la Seguridad Social
En cualquier caso, para los trabajadores desplazados, el documento más importante no es el contrato. Es el formulario A1 (también llamado Documento Portátil A1 o PD A1), y su función es la de certificar en qué país cotiza el trabajador durante el desplazamiento y evita que acabe pagando dos veces a la Seguridad Social.
En España lo emite la Tesorería General de la Seguridad Social a través del modelo TA.300, con una validez máxima de 24 meses. Si el desplazamiento se alarga, hay que solicitar prórroga o el trabajador pasa a cotizar en el país de destino. No lo piden solo los inspectores de trabajo del país anfitrión: también los bancos, los arrendadores y, en algunos países, cualquier trámite administrativo.
Para los multi-state workers, el mecanismo es similar, pero el trámite es distinto: para mantener la cobertura del país de origen hace falta demostrar que al menos el 25 % de la jornada se realiza allí —artículo 13 del Reglamento 883/2004—. Si no se alcanza ese umbral, el trabajador pasa a cotizar donde reside.
El A1 es un formulario europeo estandarizado y no necesita traducción. Lo que sí puede necesitarla es lo que lo acompaña.
Los documentos que viajan y los que exigen traducción jurada
Ojo, que aquí viene lo importante.
Dependiendo del perfil y del país, los documentos que con más frecuencia requieren traducción oficial o jurada son estos.
- Para los desplazados: la carta o acuerdo de desplazamiento (donde la empresa formaliza las condiciones del posting), el contrato de trabajo original y las nóminas cuando se presentan ante la Inspección de Trabajo del país anfitrión o ante entidades bancarias extranjeras. También la documentación de prevención de riesgos en países con requisitos específicos.
- Para los expatriados: las titulaciones académicas y certificados de formación, que en la mayoría de los países necesitan traducción jurada más apostilla para su homologación. El historial de cotizaciones o la vida laboral de origen también pueden pedirlos la Seguridad Social del país receptor.
- Para los multi-state workers: los contratos con cada empresa en cada Estado miembro y la documentación que justifica el porcentaje de actividad en cada país.
La regla práctica es: si el documento va ante una administración pública (Extranjería, Seguridad Social, Inspección de Trabajo, un juzgado), necesita traducción jurada realizada por un traductor oficial autorizado por el MAEC. Para uso interno en una empresa privada, una traducción bien hecha suele ser suficiente.
Presentar una traducción simple en donde piden jurada suele terminar en requerimientos y en repetir el proceso desde cero. Nada recomendable.
La movilidad internacional tiene una lógica documental que conviene conocer antes de que empiece el desplazamiento. El orden en el que se tramitan los papeles importa casi tanto como el contenido.
Si tienes dudas sobre qué documentos necesitas y qué tipo de traducción exige cada trámite, escríbenos. Estaremos encantadas de ayudarte a no empezar el proceso por el final.
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